תכניות עבודה שנתית הן הבסיס לתכנון נכון של כל השנה. תכנית עבודה מסודרת ומאורגנת יכולה לייעל באופן משמעותי את ההתנהלות שלנו.
כיצד עושים זאת בצורה יעילה? איך מצליחים לתכנן באופן שלא ילחיץ אותנו ולא יגרום לנו לאבד תקווה?

תכנון נכון זו יכולת נלמדת בה אנחנו מסוגלים לראות קדימה, בהתאם ליכולות שלנו ולצרכים. תכניות עבודה אינן מתאימות רק לעסקים אלה גם לחיים הפרטיים שלנו- בכל שלב משלבי החיים לתכנן את השנה הבאה היא משימה משתלמת ביותר ובמיוחד מפחיתה לחצים. אם מתכננים כהלכה לא רק שזה לא יגרום לנו להילחץ אלא זה יקל עלינו לחיות יותר בשלווה ולדעת שהכל בשליטה. במאמר קצר זה אסקור בקצרה את חמשת הדרכים המובילות לתכנון מדויק ויעיל של השנה החדשה. חמשת הדרכים שיעזרו לך להתחיל את השנה ברגל ימין.

טיפים מועילים לתכנון נכון של השנה (תוכנית עבודה שנתית לדוגמא)

קודם כל לפני שאנחנו פונים ליישום השלבים המובילים לתכנון נכון של השנה, עלינו להבין  שמדובר בתכנון בשני רבדים, אסטרטגי ופיננסי. ברמה האסטרטגית אנחנו בונים תכנית עבודה, ברמה הפיננסית אנחנו גוזרים מתכנית העבודה את התקציב לשנה הנוכחית.

1. השלב הראשון בהכנת תכנית העבודה הוא הגדרת היעדים לשנה הקרובה. מומלץ מאוד להסתכל על השנה הקודמת, לראות מה היו היעדים והאם הצלחנו לעמוד בהם. הסתכלות על השנה שעברה תעזור לנו להבין איך לתכנן נכון את השנה הנוכחית.

אל תנסו לרדת יותר מדי לפרטים. הגדירו את המטרות העקרוניות שלכם. ניקח לדוגמא את הגדלת מעגל הלקוחות. לפני שאנחנו מנסחים את הדרכים להגדלת מעגל הלקוחות אנחנו צריכים להבין מה בדיוק אנחנו רוצים? להגיע ליותר לקוחות? להרחיב את מעגל ההתעניינות אל קהלים חדשים? להכפיל את מעגל הלקוחות או לפעול באופן מדויק בשביל למשוך אנשים ספציפיים לבית העסק. עליכם לדעת באופן כללי מה זה בשבילכם הגדלת מעגל הלקוחות. בכל תחום של העסק נסו לנסח קווי מתאר כלליים לשנה הבאה.

2. השלב השני הוא הגדרת נקודות ביניים הפרושים לאורך כל השנה. תכנית שנתית יעילה מחולקת לשלבים שונים במהלך הדרך. אם ניקח לדוגמא את הגדלת מעגל הלקוחות תוכלו לחלק את השנה לארבעה חלקים ובכל שלושה חודשים לראות האם עמדתם ביעדים. לקבוע יעד מוגדר עבור כל שלושה חודשים ולתכנן בהתאם את שלושת החודשים הבאים. שלבי ביניים מדויקים עוזרים לא ללכת לאיבוד בתוך השנה ולראות את קצב ההתקדמות שלנו בצורה הדרגתית.

3. בשלב זה אנחנו נכנסים יותר פנימה ושואלים את עצמנו מה עלינו לעשות בשביל להגשים את תכניות העבודה שבנינו עד עכשיו. ניקח לדוגמא את תחום השיווק. אם אנחנו רוצים לשוק את בית העסק ולהגדיל באמצעות שיווק יעיל את מעגל הלקוחות עלינו לשאול את עצמנו מה כולל שיווק נכון. בניית דף פייסבוק ופרסום ממומן? קידום אורגני של האתר שלנו? פתיחת חשבון לינקדאין? כאן אנחנו גם נכנסים לשיקול כלכלי של עלויות השיווק. עלינו להגדיר את התקציב הדרוש לכל פעולות השיווק הנדרשות. בכל תחום של העסק עלינו לפעול באופן המתאים בשביל לתכנן במדויק ולגזור מהתכנית את התקציב הנדרש עבורה.

4. נקודה נוספת שחשוב מאוד להתייחס אליה הוא לתכנן לוח זמנים מדויק עבור כל פעולה. הן לוח זמנים שבועי וחודשי והן לוח זמנים עבור כל רבעון. כל פעולה שאנחנו מעוניינים לבצע צריכה להיות רשומה בלוח השנה ועלינו לבדוק את עצמנו כל פעם מחדש האם אנחנו עומדים בזמנים שקבענו לעצמנו. הדבר החשוב ביותר הוא לא לקבוע לוחות זמנים מלחיצים מדי או רופפים מדי. חשוב להיות מדויקים אבל להתחשב גם בגבולות היכולת ובגבולות המציאות. כדאי מאוד להכניס ליומן פגישה חודשית עם עצמי לבדיקת ההתקדמות של תוכניות העבודה. אחד ה”סודות” בלהצליח להוציא אל הפועל תוכניות עבודה זה פשוט להיות עם האצבע על הדופק, לוודא שהפעולות והמשאבים שלנו מכוונים להשגת היעדים ועומדים בקנה אחד עם תוכנית העבודה.

5. בדיקת המשאבים הנדרשים לביצוע התכנית השנתית הוא השלב האחרון בתכנון הנכון. המשאבים כוללים זמן ויכולת ופרמטרים נוספים נדרשים. בנוגע לזמן עלינו לראות האם כדאי לנו להשקיע בלימוד של תחום מסוים כגון שיווק בפייסבוק או לרכוש שירות מקצועי בעניין. יכול להיות שאנחנו מומחים לפייסבוק אבל הזמן הנדרש לתפעול של הדף יכול להפריע לנו בניהול שוטף של העסק. בנוגע ליכולת עלינו לבדוק האם אנחנו מסוגלים לבצע את המטלות בעצמנו או האם נדרשת עזרה מקצועית או שיתוף פעולה. הפרמטרים הנוספים קשורים ספציפית לתחום העיסוק של העסק או החברה. לדוגמא משאבים הקשורים לשיתוף פעולה עם חברות נוספות או ארגונים העוסקים בתחומים משיקים.

שנה טובה ומוצלחת

שנה חדשה היא שנה של תקוות חדשות להצלחת העסק. תכנון יעיל ונכון יכול לעזור לכם לפתח את העסק ולפנות זמן לצמיחה. ניהול נכון של הזמן והמשאבים הוא הגורם הראשון במעלה בשביל להתפתח ולגדול. להגדיל בהדרגה את מעגל הלקוחות, להרחיב את אמצעי השיווק ואת שיתופי הפעולה, להגדיל את המוצרים ואת השירותים אותם אתם מציעים. בסופו של יום תכנון נכון הוא המפתח להצלחה.