ניהול פרויקטים – איך לצאת מזה בחיים?

 

ניהול פרויקטים דיגיטליים הוא אחד התחומים המסקרנים שאני מתעסק בהם, הנושא משלב דיסציפלינות שונות החל מהביזנס, עבור בצוות ההשיווק ועד אנשי הטכנולוגיות.

במאמר קצר זה אסביר בקצרה את המודל בו אני עובד בתהליך בניית אתרים או בניית אפליקציות שיעזור גם לכם לצאת מזה בחיים.

 

איך מגדירים פרויקט?

פרויקט בהגדרה הוא מאמץ התחום בזמן במטרה לייצר שירות, מוצר או תוצאה ייחודית. לכל פרויקט יש נקודת התחלה ונקודת סיום. כל פרויקט חייב להיות בעל מטרה מוגדרת אליה מכוונים האמצעים השונים. ברגע שהמטרה הושגה הסתיים הפרויקט ומתחיל שלב התחזוקה השוטפת.

"המשולש הקדוש" של הפרויקט מורכב משלושת הפרמטרים הבאים:

  • זמן : תלוי במשאבים ובתכולה. חוסר משאבים והגדלת תכולה מובילים לאי עמידה בזמנים.
  • תקציב: עלייה בכמות התוצרים משפיעה על התקציב. חריגה בעקבות עליית התכולה.
  • תכולה: תוצרים של השיווק הדיגיטלי. משפיעה על הזמן והתקציב אך גם מושפעת מהם.
    פועל יוצא של "המשולש הקדוש" היא האיכות
    איכות: פרויקט שעמד בתקציב בזמן ובתכולה אבל הוא באיכות נמוכה הוא פרויקט כושל.

מה זה פרויקט מוצלח?

 

הפרמטר החשוב ביותר מבין השלושה לדעתי הוא היכולת לנהל את הזמנים בפרויקט בצורה נכונה הסיבות המרכזיות לאי עמידה בזמנים הם חוסר במשאבים זמינים לביצוע המשימה – בד"כ משאבי פיתוח, ומנגד הגדלת התכולה תוך כדי מהלך הפרויקט, במקרה כזה כאשר חל שינוי בהיקף העבודה יש לבצע תיאום ציפיות מחודש לגבי לוחות הזמנים.

הפרמטרים האחרים, תקציב, תכולה ואיכות תלויים גם הם במשתנים שונים. אי שמירה על התקציב וחריגה בעלויות נובעים בד"כ משינוי התכולה. התכולה עצמה משפיעה על הזמן והתקציב אך גם מושפעת מהם.

אחד המחקרים בנושא ניהול פרויקטים מעלה כי רק 26% מהם מצליחים לעמוד בכל היעדים שהוצבו. במחקר אחר עלה כי ב- IBM  לדוגמא מצליחים לעמוד רק ב-40% מהפרויקטים בכל הנוגע לפרמטרים של זמן, תקציב ואיכות.

אחת הסיבות הנפוצות – 57%  לכשלון של פרויקטים היא פשוט (כנראה שלא כ"כ פשוט) בגלל ענייני תקשורת לקויה.

קל לכתוב אבל כנראה שקשה לבצע בפועל – תקשורת גלויה ופתוחה בין ספק ללקוח ובכלל בין כל הגורמים המעורבים בפרויקט היא אחד המפתחות להצלחת הפרויקט.

איך אני ניגש לפרויקט

כמו שציינתי בתחילת המאמר, לפרויקט יש מטרה, נצא מנקודת הנחה שהמטרה היא מטרה עסקית. על מנת להגדיר מדדים (KPI) שנדע לנתח בסוף הפרויקט אם הוא הצליח או לא (מעבר ל"משולש הזהב") הרי שחייבים להגדיר מטרות עסקיות.

כשאני ניגש לפרויקט אלו הן האבנים הגדולות שאני עובד על פניהן:

  1. אפיון דרישות עסקיות
  2. אפיון חווית משתמש – UI
  3. כתיבת מיקרו קופי
  4. עיצוב – UX
  5. פיתוח
  6. הזנת תוכן ובדיקות
  7. השקה

מסמך הדרישות העסקיות כולל את כל מטרות הפרויקט, מדדי ההצלחה, לוחות הזמנים הרצויים, תכולת הפרויקט, דרישות אדמין, דרישות לדוחות רצויים מהמערכת,  דרישות SEO, ודרישות נגישות. מסמך הדרישות העסקיות יעזור לכם לנהל בצורה יעילה את תהליך בחירת הספקים. בעצם היכולת שלכם לתת גישה למסמך אחיד למספר ספקים תבטיח כי התמחור שתקבלו מכל הספקים יתבסס על אותו המסמך ותוכלו להשוות "תפוחים לתפוחים".
הגדרת המטרות  העסקיות היא שלב הכרחי לפני כל פרויקט ואין להתחיל בפרויקט ללא הגדרת המטרות. מנסיוני פרויקט שהתחיל ללא הגדרת המטרות העסקיות נחל כישלון חרוץ בעת ההשקה כי פשוט הוא לא שירת את המטרות הרצויות.

אפיון חווית משתמש (UI) הוא התהליך בו מסדרים אל האלמנטים השונים על העמוד, מגדירים את התהליך שהגולשים יעברו, מעברים בין עמודים ועוד.

 

התוצר של שלב זה הוא מסמך Wireframe בו הלקוח יכול לראות את מבנה העמודים והיררכיית המודולים בכל עמוד.

תוך כדי שלב ה UI רצוי לשלב תהליך של אפיון מיקרו קופי. מיקרו קופי הוא התהליך בו כל אלמנט מניע לפעולה או הודעות שגיאה, לייבלים בטפסים מקבלים "חיים" ולא נשארים בנאליים. לדוגמא בטופס צור קשר במקום לרשום את השדה "שם פרטי" אפשר לכתוב "איך קוראים לך?", פתאום המוצר הדיגיטלי מקבל חיים ונופך מעט אנושי.

 

 

לאחר אישור כל מסכי ה-UI עובדים לשלב העיצוב- UX, מניסיון של עשרות פרויקטים למדתי שעיצוב הוא עניין של טעם אישי.  ללקוחות שיש ספר מותג אני תמיד ממליץ להשתדל להיצמד אליו כמה שיותר על מנת שהלקוח לא יקבל הפתעות.

בתהליך העיצוב מטפלים בהענקת צבע וחיים ל UI, בשילוב בין טקסט לתמונה, בקומפוזיציות השונות של האלמנטים ועוד בשביל להדגיש את הפעולות הרצויות בעמוד.

 

לאחר השלמת תהליך ה-UX עוברים לשלב הפיתוח. מניסיוני וזו אמירה קצת כוללנית מבחינת לוחות הזמנים הפיתוח הוא אבן הדרך הגדולה ביותר ומהווה כ- 50% מהזמן בפרויקט. בשלב זה תוכלו לבדוק האם אתם מתקדמים בהתאם ללוחות הזמנים. אם אתם עובדים עם חברה מקצועית חשוב מאוד להיות מעורבים בכל שלבי הביניים של הפיתוח.

בזמן פיתוח האתר מומלץ להתחיל לעבוד במקביל על התוכן באתר, זהו תהליך סיזיפי המצריך יצירה או שכתוב של תכנים קיימים שיתאימו לאתר החדש. הן מבחינת הגודל והן מבחינת השפה השיווקית.

הפיתוח הסתיים – אפשר להגיד מזל טוב?

סיימתם את שלב הפיתוח, ומכאן מתחיל שלב מעט מתסכל של הזנת תוכן ובדיקות.

מומלץ לתאם ציפיות מחדש עם כל המעורבים בפרויקט על המורכבות של שלב זה. זה השלב בוא תגלו את כל הבאגים של חברת הפיתוח, זה השלב שתגלו שלא אפיינם משהו עד הסוף ועוד מיני תקלות. אגב, ממדידות שיצא לי לעשות לגבי פרויקטים של אתר בסדר גודל בינוני עם חברת פיתוח טובה הגעתי לסך של כ-800 באגים עד לרגע עליית האתר לאוויר.

 

הכל מוכן – אפשר להשיק?

שלב ההשקה הוא השלב המרגש ביותר עכשיו האתר שלכם יוצא אל אוויר העולם. בשלב ההשקה זמן התגובה של כל המעורבים בעניין חייב להיות מהיר יותר. עליהם להיות זמינים לטיפול בתקלות דחופות. מומלץ שלאחר השקת האתר יופיע כלי דיווח בעיות (דוגמת טופס פידבק של Hotjar) אשר יעזור לכם לקבל פידבקים מיוזרים אמיתיים כדי לטפל בבעיות במהירות.

לאחר שעמדנו בפרויקט ויש לנו את כל הפרמטרים הנדרשים לפרויקט מוצלח, עמדנו בזמנים, בתקציב ובתכולה ויש לנו פרויקט איכותי הגיע הזמן להתחיל לבצע אופטימיזציה – CRO, אבל זה כבר נושא לפוסט אחר…

 

 

צריכים עזרה עם הפרויקט שלכם? דברו איתי

 

אהבתם את הפוסט? שתפו עם חברים!

פייסבוק
טוויטר
אימייל
וואטסאפ

הניוזלטר שלי מגניב - אז תירשמו אליו!

אני כותב רק על דברים שרלוונטים אליכם, ולעולם לא אשלח לכם ספאם. אפילו לא אם זה חתול ממש חמוד שמנגן על פסנתר עם צ'ופסטיקס! (טוב נו, רק אם תבקשו ממני).

הנה עוד פוסטים מגניבים:

גלילה לראש העמוד